Ψηφιακή κάρτα και διαχείριση εργασίας

Οι εργαζόμενοι της επιχείρησης χτυπούν κάρτα κανονικά στο ΕΡΓΑΝΗ app. Το λογιστικό γραφείο βλέπει στο erganiOS την πραγματική απασχόληση, τα προγράμματα και τις εκκρεμότητες, και προχωρά σε ελέγχους και υποβολές.

Η επιχείρηση συνεχίζει να καταγράφει προσέλευση και αποχώρηση στο επίσημο Card Scanner του ΕΡΓΑΝΗ. Το γραφείο δεν αντικαθιστά την εφαρμογή του υπουργείου: συγκεντρώνει τα στοιχεία στο erganiOS για έλεγχο, μεταβολές, πρόγραμμα και απολογιστικό.

• Καταγραφή στο ΕΡΓΑΝΗ. Οι εργαζόμενοι χρησιμοποιούν την επίσημη εφαρμογή Card Scanner για τα καθημερινά χτυπήματα. Το erganiOS δεν παρεμβαίνει σε αυτή τη ροή και δεν απαιτεί δεύτερο χτύπημα από τον εργαζόμενο.
• Συγχρονισμός στο erganiOS. Η εφαρμογή ανακτά από το ΕΡΓΑΝΗ την πραγματική απασχόληση και τα πρωτόκολλα, μαζί με εγγραφές που υποβλήθηκαν απευθείας στο portal. Το γραφείο βλέπει την ίδια εικόνα με το μητρώο, όχι μόνο ό,τι στάλθηκε από την εφαρμογή.
• Εικόνα για το λογιστικό γραφείο. Ο λογιστής επιλέγει την επιχείρηση ή το παράρτημα που έχει αναλάβει και παρακολουθεί εργαζομένους, δηλωμένα ωράρια, χτυπήματα και εκκρεμότητες στο ίδιο περιβάλλον.

Η ενημέρωση ακολουθεί τον συγχρονισμό και ό,τι είναι διαθέσιμο στο ΕΡΓΑΝΗ εκείνη τη στιγμή. Ο επίσημος Card Scanner του ΕΡΓΑΝΗ και ο erganiOS Scanner είναι διαφορετικές εφαρμογές και δεν αντικαθιστούν η μία την άλλη.

Το γραφείο ετοιμάζει το εβδομαδιαίο πρόγραμμα πολλών εργαζομένων σε ένα Excel, το ανεβάζει και βλέπει τις αλλαγές πριν σταλούν στο ΕΡΓΑΝΗ. Δεν χρειάζεται χωριστή καταχώριση ανά άτομο για κάθε ημέρα.

Έλεγχος πριν από την υποβολή. Ο χειριστής βλέπει τι αλλάζει στο πρόγραμμα, προειδοποιήσεις υπερβάσεων ωραρίου και ημέρες ΡΕΠΟ. Κενά κελιά αφήνουν το ήδη δηλωμένο πρόγραμμα ως έχει.

Οι προειδοποιήσεις της προεπισκόπησης ενημερώνουν, δεν μπλοκάρουν από μόνες τους την αποστολή. Η υποβολή γίνεται αφού το γραφείο επιβεβαιώσει το αρχείο.

Η αρχική οθόνη δείχνει ποιος έχει ανοίξει ή κλείσει κάρτα, ποιος καθυστερεί και ποιες περιπτώσεις θέλουν έλεγχο. Όταν οι ειδοποιήσεις είναι ενεργές, οι ορισμένοι λήπτες ενημερώνονται με email ή Telegram χωρίς να ανοίγουν συνεχώς την εφαρμογή.

• Καθυστέρηση προσέλευσης. Αν υπάρχει δηλωμένο ωράριο και δεν έχει καταγραφεί είσοδος μετά το όριο ανοχής του καταστήματος, η περίπτωση εμφανίζεται στην αρχική και μπορεί να σταλεί ειδοποίηση στον υπεύθυνο.
• Ελλιπή χτυπήματα. Εντοπίζονται είσοδος χωρίς έξοδο, έξοδος χωρίς είσοδο και ανοιχτές κάρτες προηγούμενων ημερών. Το γραφείο τα βλέπει συγκεντρωμένα, αντί να ψάχνει εργαζόμενο-εργαζόμενο.
• Αποκλίσεις από το πρόγραμμα. Η εφαρμογή αναδεικνύει εργασία σε ημέρα ΡΕΠΟ, εργασία χωρίς δηλωμένο ωράριο και σημαντικά πρόωρη προσέλευση. Οι αυτόματες αποστολές ακολουθούν τους κανόνες ειδοποίησης του καταστήματος.

Email και Telegram, λήπτες και κανόνες αποστολής ρυθμίζονται από εξουσιοδοτημένο διαχειριστή. Η αξιολόγηση γίνεται πάνω στα συγχρονισμένα στοιχεία εκείνης της στιγμής.

Από την ίδια εφαρμογή ο εξουσιοδοτημένος χειριστής περνά από την παρακολούθηση στην καταχώριση: αλλαγή ωραρίου, ΡΕΠΟ ή άδεια και πολλές άλλες ενέργειες με ελέγχους και επιβεβαίωση πριν φύγει η υποβολή στο ΕΡΓΑΝΗ.

Διαθέσιμες ενέργειες. Μεταβολή ημερήσιου ωραρίου, δήλωση ΡΕΠΟ ή άδειας, χειρισμός ελλιπών χτυπημάτων και πολλά άλλα. Κάθε ενέργεια περνά από τους ελέγχους της εφαρμογής και ζητά επιβεβαίωση πριν σταλεί.

Οι ενέργειες ακολουθούν τα δικαιώματα του χρήστη και τους ελέγχους του ΕΡΓΑΝΗ. Η αποδοχή φαίνεται από την απάντηση του συστήματος και τον αριθμό πρωτοκόλλου, όχι μόνο από το ότι πατήθηκε υποβολή.

Το απολογιστικό συγκρίνει δηλωμένο ωράριο και πραγματική απασχόληση της εβδομάδας και συγκεντρώνει τις μεταβολές που χρειάζονται έλεγχο. Ο λογιστής βλέπει συμφωνίες, προτάσεις και εκκρεμότητες πριν εγκρίνει αποστολή στο ΕΡΓΑΝΗ.

• Συγκεντρωμένη εβδομαδιαία εικόνα. Ανά εργαζόμενο εμφανίζονται δηλωμένο ωράριο και πραγματική απασχόληση, με ένδειξη αν συμφωνούν, αν προτείνεται μεταβολή ή αν κάτι μένει σε εκκρεμότητα.
• Προτεινόμενες μεταβολές. Η εφαρμογή προτείνει προσαρμογές με βάση τα χτυπήματα, το πρόγραμμα και τις ρυθμίσεις του καταστήματος. Ο λογιστής τις εξετάζει και τις αποδέχεται ή τις διορθώνει πριν την υποβολή.
• Μαζική υποβολή. Μετά την προεπισκόπηση, οι εγκεκριμένες μεταβολές στέλνονται για πολλούς εργαζομένους μαζί. Επιστρέφουν αποτελέσματα και πρωτόκολλα ανά δήλωση, ώστε να φαίνεται τι πέρασε και τι απέτυχε.

Ο έλεγχος και η έγκριση του λογιστή προηγούνται πάντα της υποβολής. Ελλιπή χτυπήματα ή εκκρεμή στοιχεία χρειάζονται διερεύνηση πριν κλείσει η εβδομάδα.

Μετά το ολοκληρωμένο απολογιστικό, η ωρομέτρηση αναλύει τον χρόνο εργασίας της περιόδου και δίνει αρχεία Excel για τη διαδικασία μισθοδοσίας. Δεν αντικαθιστά τον υπολογισμό μεικτών αποδοχών.

• Ανάλυση χρόνου εργασίας. Τα διαστήματα χωρίζονται στις διαθέσιμες κατηγορίες: κανονική απασχόληση, νυχτερινά, Κυριακές, αργίες και υπερωριακή απασχόληση, με βάση το απολογιστικό και τις ρυθμίσεις του καταστήματος.
• Προεπισκόπηση αποτελεσμάτων. Πριν την εξαγωγή, το γραφείο ελέγχει την ανάλυση της επιλεγμένης περιόδου, αφού έχουν κλείσει οι απαιτούμενες εκκρεμότητες του απολογιστικού.
• Αρχεία Excel. Υπάρχει συγκεντρωτική εξαγωγή και πλήρης ανάλυση ανά ημέρα και κατηγορία, για επεξεργασία στο γραφείο και μεταφορά στη διαδικασία μισθοδοσίας.

Όταν λείπει χτύπημα σε ημέρα με δηλωμένο ωράριο, η ωρομέτρηση μπορεί να χρησιμοποιήσει το δηλωμένο ως βάση. Ο ρόλος accountant δεν περιλαμβάνει υπολογισμό μεικτών αποδοχών.

Η ενότητα Ορφανά Χτυπήματα μαζεύει τις ημέρες όπου λείπει είσοδος ή έξοδος, ώστε να μην περνούν απαρατήρητες μέχρι τον απολογιστικό. Ο λογιστής βλέπει τις εκκρεμότητες και ενημερώνει σχετικά την επιχείρηση για την αποφυγή επιβολής προστίμου.

• Εντοπισμός εκκρεμότητας. Αναζήτηση με όνομα ή ΑΦΜ και έλεγχος της ημέρας με την ελλιπή καταγραφή, χωρίς να ανοίγει χωριστά κάθε καρτέλα εργαζομένου.
• Διερεύνηση στοιχείων. Η εφαρμογή συσχετίζει το χτύπημα με το δηλωμένο πρόγραμμα, την πραγματική απασχόληση και τα διαθέσιμα πρωτόκολλα, ώστε να φανεί αν πρόκειται για ξεχασμένη έξοδο, λάθος ημέρα ή ήδη υποβεβλημένη δήλωση.
• Χειρισμός από το γραφείο. Από την ίδια ενότητα γίνονται οι επιτρεπόμενες ενέργειες κλεισίματος ή καταχώρισης, με τους ελέγχους της εφαρμογής και επιβεβαίωση πριν φύγει η υποβολή στο ΕΡΓΑΝΗ.

Η ξεχασμένη έξοδος χρειάζεται επιβεβαίωση της πραγματικής ώρας αποχώρησης. Η εμφάνιση στη λίστα δεν διορθώνει αυτόματα την εγγραφή.

Συγκεντρωμένο αρχείο πρωτοκόλλων κάρτας και δηλώσεων ψηφιακής οργάνωσης που έχουν ανακτηθεί για το επιλεγμένο παράρτημα. Χρησιμεύει ως αποδεικτικό αρχείο για ελέγχους και διαφωνίες ημερομηνίας.

• Αναζήτηση και φίλτρα. Επιλογή περιόδου και είδους δήλωσης (κάρτα, ωράριο, άδεια κ.λπ.) για εντοπισμό των σχετικών υποβολών χωρίς αναζήτηση στο portal του ΕΡΓΑΝΗ.
• Αποδεικτικά PDF. Από τον κατάλογο ανοίγουν τα αποθηκευμένα αποδεικτικά. Όπου υπάρχει συσχέτιση, ο αριθμός πρωτοκόλλου στην πραγματική απασχόληση ανοίγει το ίδιο PDF.
• Εξωτερικές υποβολές. Ο συγχρονισμός ανακτά και πρωτόκολλα για δηλώσεις που έγιναν απευθείας στο ΕΡΓΑΝΗ, ώστε το αρχείο του γραφείου να μην περιορίζεται σε ό,τι στάλθηκε από το erganiOS.

Η πληρότητα εξαρτάται από τον συγχρονισμό και την επιτυχή ανάκτηση πρωτοκόλλων και PDF από το ΕΡΓΑΝΗ. Αν μια υποβολή δεν έχει ακόμη κατέβει, επαναλαμβάνεται ο συγχρονισμός.

Η καρτέλα εργαζομένου συγκεντρώνει πρόσληψη, τρέχουσα σύμβαση, ιστορικό μεταβολών, QR ψηφιακής οργάνωσης, άδειες και ανοιχτά χτυπήματα. Το γραφείο βλέπει την εργασιακή εικόνα χωρίς να αλλάζει καρτέλα στο ΕΡΓΑΝΗ.

Ο κύκλος απασχόλησης. Από την ίδια ενότητα γίνεται προβολή πρόσληψης, τρέχουσας σύμβασης και ιστορικού, ενώ εξουσιοδοτημένοι χρήστες μπορούν να υποβάλουν πρόσληψη ή αποχώρηση στο ΕΡΓΑΝΗ.

Ο βασικός ρόλος accountant βλέπει τα στοιχεία. Υποβολές πρόσληψης και αποχώρησης χρειάζονται πρόσθετο δικαίωμα. Η τροποποίηση σύμβασης είναι διαθέσιμη μόνο σε super admin.

Η πρόσβαση και οι ρυθμίσεις ακολουθούν το κατάστημα ή το παράρτημα που έχει αναλάβει το γραφείο. Ο λογιστής εργάζεται μόνο στα δεδομένα των επιχειρήσεων που του έχουν ανατεθεί.

• Ανατεθειμένα καταστήματα. Ο λογιστής επιλέγει επιχείρηση και παράρτημα από όσα του έχουν δοθεί και βλέπει εργαζομένους, πρόγραμμα και απολογιστικό μόνο αυτού του περιβάλλοντος.
• Ημερολόγιο αργιών. Προβολή και, όπου επιτρέπεται, διαχείριση αργιών του καταστήματος, ώστε Κυριακές και αργίες να υπολογίζονται σωστά σε πρόγραμμα, απολογιστικό και ωρομέτρηση.
• Ρυθμίσεις απολογιστικού. Ανά κατάστημα ορίζονται επιλογές όπως μεταφορά ΡΕΠΟ Κυριακής και ανισομερής κατανομή, που αλλάζουν τον τρόπο που προτείνονται οι εβδομαδιαίες μεταβολές.

Στοιχεία σύνδεσης ΕΡΓΑΝΗ, λήπτες ειδοποιήσεων και προγραμματισμός συγχρονισμών μένουν σε χρήστες με τα αντίστοιχα δικαιώματα, όχι στον βασικό ρόλο προβολής.

Με ενεργοποιημένο AI Agent, ο υπεύθυνος της επιχείρησης λαμβάνει ειδοποιήσεις στο Telegram και απαντά με εντολές σε φυσική γλώσσα. Οι ίδιες ενέργειες γίνονται και από το chat του γραφείου. Κάθε υποβολή στο ΕΡΓΑΝΗ περνά από επιβεβαίωση και προσωπικό PIN.

Ειδοποιήσεις και εντολές μέσω Telegram, με επιβεβαίωση πριν την υποβολή.

• Ειδοποιήσεις στο κινητό. Καθυστερημένη προσέλευση, ανοιχτές κάρτες και ελλιπή χτυπήματα φτάνουν στους ορισμένους λήπτες. Αν ο AI Agent είναι ενεργός, απαντούν στο ίδιο μήνυμα αντί να ανοίγουν σύνδεσμο.
• Εντολές σε φυσική γλώσσα. Από το κινητό ζητούν αλλαγή ημερήσιου ωραρίου, σπαστό, ΡΕΠΟ ή άδεια, και ερωτήσεις για το ποιος δουλεύει ή καθυστερεί σήμερα.
• Επιβεβαίωση και αρχείο. Πριν φύγει δήλωση στο ΕΡΓΑΝΗ εμφανίζεται σύνοψη και ζητείται PIN. Η εκτέλεση χρησιμοποιεί τις ίδιες ροές με το διαχειριστικό και επιστρέφει πρωτόκολλο ανά εργαζόμενο.

Ο AI Agent ενεργοποιείται ανά κατάστημα. Χωρίς ενεργοποίηση οι ειδοποιήσεις συνεχίζουν να φτάνουν, χωρίς απομακρυσμένες εντολές.

Ξεκινάμε με μία επιχείρηση και επιβεβαιώνουμε τη ροή από το επίσημο Card Scanner μέχρι τον έλεγχο του γραφείου: συγχρονισμός, πρόγραμμα, ειδοποιήσεις και απολογιστικό.

• Σύνδεση και αρχικός συγχρονισμός. Ο διαχειριστής καταχωρίζει επιχείρηση και παράρτημα, συνδέει τα στοιχεία ΕΡΓΑΝΗ και τραβά την πρώτη εικόνα εργαζομένων, ωραρίων και χτυπημάτων.
• Πρόσβαση και ειδοποιήσεις. Ανατίθενται καταστήματα στον λογιστή, ορίζονται ποιοι υποβάλλουν δηλώσεις και ρυθμίζονται οι λήπτες email / Telegram για καθυστερήσεις και ελλιπή χτυπήματα.
• Επιβεβαίωση στην πράξη. Δοκιμή χτυπήματος από το επίσημο Card Scanner, εμφάνιση στην πραγματική απασχόληση και ανάκτηση πρωτοκόλλου. Ακολουθεί επίδειξη εβδομαδιαίου προγράμματος και απολογιστικού.

Επικοινωνία: info@erganios.gr · Ιστότοπος: https://erganios.gr